干系人,能影响项目、决策或结果及受到项目决策、活动、结果影响的人、群体或组织,可以使直接影响或间接影响。
适应型团队会和直接与干系人互动。
干系人管理包括识别能够影响项目或受项目影响的人员、团体或组织,分析干系人对项目的期望和影响,制定管理策略有效调动干系人参与项目决策和执行。
17.1 识别干系人——启动过程
定义:定期识别干系人、分析和记录他们的利益、参与度、对项目成功的潜在影响。
作用:使项目团队能够建立对每个干系人或干系人群体的适度关注。
输入:
立项管理文件:立项阶段经批准的结果或相关文件可用于识别干系人的依据。
项目章程:列出关键干系人清单,可能包括干系人职责相关信息。
项目管理计划:(首次识别干系人时,项目管理计划不存在,但持续识别过程中需要参考)
沟通管理计划:沟通干系人参与之间存在密切联系,是了解干系人的主要依据。
项目文件—变更日志:可能引入新的干系人或改变干系人与项目的现有关系的性质(CCB的人、提出变更、审批变更、实施变更及监理人、收到变更影响的人等)。
项目文件—问题日志:可能引入新的干系人或改变干系人的参与类型(提出、解决或受影响的人)。
协议:协议各方及可能涉及其他干系人(甲乙方、供应商、财务人员等)。
工具与技术—数据收集(用于识别干系人):
问卷与调查:一对一调查、焦点小组或其他大规模信息收集技术。
头脑风暴:通过数据收集和创意几乎,用于向小组征求意见。
头脑写作:头脑风暴的改良形式,有单独思考时间,信息可以通过面对面小组收集等。
工具与技术—数据分析(用于分析干系人):
干系人分析:产生干系人清单和关于干系人的各项信息(职位、角色利益关系、期望态度等)。
文件分析:评估现有文件及以往项目经验,以识别干系人和其他信息。
工具与技术—数据表现(用于分类干系人):
干系人映射分析/表现:用不同方法对干系人分类,有助于与已识别干系人建立关系。
二维方格/权力利益方格(重点):重点管理(决策领导层)、随时告知(一线执行人员)、令其满意(非决策领导层)、监督(花最少精力,例如保洁人员)。
干系人立方体:方格模型的改良,将方格中的要素组合成三维模型,将干系人视为一个多维实体,更好的分析有助于沟通策略制定。
凸显模型(大型复杂项目):根据干系人权力、紧迫性和合法性分类。适用于复杂的干系人大型社区、干系人社区内部存在复杂的关系网络。
权力:职位权力、对项目成果的影响能力。
紧迫性:是否需要立即关注,由于时间约束、利益诉求而导致。
合法性:有权参与,参与的适当性用邻近性代替合法性,用于评估团队成员参与项目工作的程度。
影响方向:根据干系人对项目工作或团队本身的影响方向,对干系人分类。
向上:高层领导。向下:临时贡献的团队或专家。向外:团队外部的群体,如供应商、政府部门等。横向:项目经理同级人员,其他项目经理或部门经理。
输出:
干系人登记册:身份识别(姓名职位等)、用于评估的信息(分析,主要需求期望、影响等)、干系人分类(内外部、正面负面、上级下级等)。
变更请求:首次开展识别干系人过程不会提出任何变更。随着后续项目继续识别干系人,新的干系人或新的信息可能对项目提出变更。
17.2 规划干系人参与(规划过程组)
根据干系人的需求期望、利益和对项目的影响,制定干系人参与项目的方法的过程。
作用:提供与干系人进行有效互动的可行计划。
输入:
沟通管理计划:沟通干系人管理的沟通策略和用于实施策略的计划。
项目文件—干系人登记册:提供干系人清单及其他分类信息。
项目文件—协议:在规划供应商参与时,通常需要组织采购或合同小组合作。
工具与技术—数据收集:
标杆对照:将干系人分析的结果与其他被视为具备引领级的组织或项目的信息进行比较。就是其他项目怎么管理的,我拿来参考。
工具与技术—数据收集:
根本原因分析:识别是什么原因导致了干系人对项目某种支持水平,以便选择适当的策略来改进。
工具与技术—数据表现:
干系人参与度评估矩阵:用于将干系人当前参与水平与期望参与水平来比较。
之前学过需求跟踪矩阵、职责分配矩阵、概率和影响矩阵、沟通方式矩阵。
干系人A:不知晓(不了解该项目)、抵制(不支持)、中立(了解但无所谓)、支持(了解且支持,不主动)、领导(发起人等)。当前参与度、所需要参与度。
输出:
干系人参与计划:确认用于促进干系人有效参与决策和执行的策略和行动。
包括内容:干系人登记册的内容,干系人所需参与度和当前参与度、干系人变更的范围和影响、干系人之间的相互关系和潜在交叉。
17.3 管理干系人参与(执行过程组)
与干系人进行沟通和写作,以满足其需要和期望,处理问题,并促进干系人合理参与的过程。
作用:提高干系人支持尽可能降低干系人的抵制。
管理干系人参与包括:1、调动干系人适时参与项目。2、通过谈判和沟通管理干系人的期望。3、处理与干系人管理有关的风险或潜在关注点。4、澄清和解决已识别出的问题。
输入:
干系人参与计划:为管理干系人期望提供指导和信息。
沟通管理计划:描述干系人沟通的方法、形式和技术。
项目文件—干系人登记册:干系人清单
项目文件—问题日志:记录干系人的关注点及解决问题方案。
工具与技术—人际关系和团队技能:
冲突管理(确保及时决绝冲突)、观察与交谈(了解干系人的工作和态度)。
工具与技术—基本规则:
根据项目章程定义的规则,明确团队成员和其他干系人应该采取什么行为去引导干系人参与。
输出:
变更请求,管理干系人参与的结果,项目范围可能需要变更。
17.4 监督干系人参与(监督过程组)
监督干系人的关于,通过修订参与策略来引导干系人合理参与项目的过程。
作用:随着项目开展,维持并提升干系人参与活动的效率和效果。
输入:
干系人参与计划:为管理干系人期望提供指导和信息。
沟通管理计划:描述干系人沟通计划和策略。
项目文件—干系人登记册:干系人清单
项目文件—问题日志:记录干系人的关注点及解决问题方案。
工具与技术—数据分析:
干系人分析:确定干系人在项目任何时间的态度。
工具与技术—数据表现:
干系人参与度评估矩阵:跟踪干系人当前参与水平,并加以监督。
输出:
变更请求,用于改善干系人当前参与水平的纠正措施。