第十三章 项目资源管理(上)
项目团队,由完成项目而承担不同橘色和职责的人员组成。
具备不同的技能,全职或兼职,可能随项目进度增加或减少,让团队全员参与项目规划和决策是有益的。
项目管理团队,是项目团队一部分,负责项目管理和领导活动。项目管理职责可由整个团队分担,或由项目经理承担。
竞争和冲突—两个或以上的社会单元在目标上互不相容或排斥而产生心理或行为上的矛盾。减少有害冲突,利用有益冲突(鲶鱼效应)。
竞争—双方具有同一个目标,不需要发生争夺。
领导和管理,领导:确定方向、统一思想、激励和鼓舞。
领导设定目标,带人。管理者是率领群众实现目标,做事。
领导力—一种影响力,让一个群体为了一个目标而努力的能力,尊重和信任是有效领导力的关键要素。
项目经理具有领导者和管理者的双重身份。
两大资源,团队资源是人力资源,实物资源包括设备、材料、设施等。
资源管理趋势:命令和控制转向协作和支持。
管理新实践:资源管理方法、情商、自组织团队(由通用专才而不是主题专家组成,无需集中管理)、虚拟团队分布式团队。
13.1 规划资源管理
资源管理包括识别、获取和管理所需要的资源以完成项目的过程,有助于确保项目经理和团队在正确是时间和地点使用正确的资源。
规划资源管理:如何估算、获取、管理和利用团队及实物资源的过程。
作用:根据项目类型和复杂程度确定适用于项目部资源的管理方法和管理程度。
资源可以从组织内部资产获取,或通过采购从组织外部获取。
输入:
章程包括影响资源管理的里程碑已经预先批准的财务资源。
项目管理计划:质量管理计划定义质量水平所需的资源水平。范围基准可交付成果决定了资源的类型和数量。
项目文件,需求文件:资源的类型和数量;项目进度计划提供了所需资源的时间轴;风险登记册包含可能影响资源规划的威胁和机会;干系人登记册有助于识别资源有特别的兴趣或影响的那些干系人,以及会影响资源使用偏好的干系人。
工具与技术:
数据表现,本过程数据表现为层级型、矩阵型、文本型。
目的是确保每个工作包邮明确责任人,确保团队成员都清楚理解其角色和职责。
层级型可用于高层级角色,文本型适用于记录详细职责。
文本型—通常以概述的形式,提供如职责、能力和资格等方面的详细信息。缺陷是不直观。
层级型(组织分解结构OBS):采用传统的组织结构图,自上而下的显示各种职位和相互关系,查看各部门的项目职责、活动和负责的工作包。
职责分配矩阵RAM:展示项目资源在各个工作包里的任务分配。
在项目中可定制多个层次的RAM,高层次ram可定义项目团队、小组或部门负责wbs中的哪部分工作,低层次在各小组里为具体活动分配角色、职责和职权。
矩阵图能:1、反应每个人相关的所有表活动;2、反应与每个活动相关的所有热源;3、确保任何一项任务都有一个人负责,避免职责不清。
RAM例子RACI矩阵:R responsible 执行、A accountable 负责、C consult 咨询、I inform 知情。Raci矩阵明确划分角色和期望,raci中每个活动只有一个A(负责人)。
输出:资源管理计划,提供了如何分类、分配、管理和释放项目资源的指南。
项目组织图:以图形的形式展示项目成员及其报告关系。
识别资源:识别量化资源的方法。
获取资源:如何获取资源的指南。
团建计划,资源控制、认可计划,如何xxxx。
项目团队资源管理:如何定义、配备、管理和最终遣散项目团队资源的指南。
角色和职责:
角色:在项目中,某人承担的职务或分配给别人的职务。类似岗位描述。
职责:类似岗位描述。成员为了项目要履行的职责和工作。
能力:为完成项目,成员所需的技能和才干。
职权:使用项目资源做出决策、批准、验收可交付成果并影响他人开展项目的权力。
项目经理的几种权力(重点)
输出 团队章程:为团队创造团队价值观、共识和工作指南的文件,包括团队价值观、沟通指南、决策标准和过程、冲突处理过程、会议指南、团队共识。
项目章程对项目团队成员的可接受行为做了明确的期望。
尽早认可并遵守明确的规则,有助于减少误解,提高生产力。
讨论诸如行为规范、沟通、决策、会议礼仪等领域,团队成员可了解彼此重要的价值观。
团队制定或参与制定团队章程可发挥最佳效果,并需要定期审查和更新。
13.2 估算活动资源(规划过程)
估算指向项目所需要的团队资源以及材料、设备和用品的类型和数量。
作用:明确完成项目所需的资源种类、数量和特性。估算活动资源与估算成本过程紧密相关。
输入:
项目文件:
活动清单:识别要了解的资源的活动。
成本估算:资源成本从数量、技能水平等方面会影响资源选择。
资源日历:具体哪些资源可用时的工作日、班次、正常上下班时间、假期等。
风险登记册:可能影响资源选择和可用性的各个风险。
工具与技术:
几个估算方法:
类比估算:将以往项目资源相关信息做为估算的基础。
参数估算:基于历史和项目参数,使用某种算法或历史数据域其他变量之间的统计关系,来计算活动所需的资源数量。
自下而上估算:团队和实物资源在活动级别桑估算,汇总成工作包、控制账户和总体项目层级上的估算。
数据分析:
备选方案分析:有助于提供在定义的制约因素范围内执行活动的最佳方案。
输出:资源需求
识别了各个工作包或工作包里每个活动所需的资源类型、可用性、所需数量。
资源分解结构(RBS)资源依类型和类别的层次展现。
资源类别:人力、材料、设备和用品。
资源类型:技能水平、要求证书、等级水平等。
RBS有助于对资源获取、管理和报告。
13.3 获取资源(执行过程)
获取项目所需的团队成员、设施设备、材料、用品和其他资源。
作用:概述和指导资源的选择、并将其分配给相应的活动。
内部资源:从职能经理或资源经理获得。外部资源:采购或租赁获得。
项目经理对资源没有直接控制权的情况:集体劳资协议、外包商人员使用、矩阵型项目环境(工会的人等)、内外部报告关系。
输入:项目管理计划
资源管理计划:为如何获取资源提供指南。采购管理计划:提供关于从项目外部获取资源的信息(比如采购租赁等)。
成本基准(成本的制约):提供了项目总体预算。
输入:项目文件
资源需求:识别需要获取的资源。
项目进度计划:进度制约,助于确定需要提供和获取资源的时间。
资源日历:记录了每个资源在项目里的可使用时间。
工具与技术:
决策,多标准决策分析:制定出标准用于潜在资源进行评级或打分,根据标准的相对重要性对标准进行加权。选择标准包括:可用性、成本、能力、经验、知识、技能、态度等。
预分派:事先确定项目的实物或团队资源。
预分派的情况:1、竞标过程中的承诺分派;2、项目取决于特定人员的专有技能;3、项目章程中指定。
人际关系和团队技能——谈判
谈判对象:组织内的牛人,找其他项目管理团队。组织内没有的牛人,从外部组织谈,借调、挖人等。
一般人从组织内的找职能经理谈,组织内没有一般人,招聘。
虚拟团队:具有共同目标、在完成角色人物过程中很少或没有时间面对面工作的一群人。
优点:不同地理位置、在家办公的人纳入团队、行动不便的人、不同班次时差的人;为团队增加特殊技能。节约办公成本等开支,可执行因差旅费过高而被搁置或取消的项目。
缺点:可能产生误解,有孤立感,难以分享知识和经验,采用通信技术成本过高。
现代沟通技术使虚拟团队成为可行,在虚拟团队里,沟通规划非常重要。
输出:
项目团队派工单(人力资源,已获人员的清单),记录团队成员及其在项目中的角色和职责,可包括项目团队目录。
项目物质资源分配单(实物资源清单),记录使用的材料、设备用品、地点和其他实物资源。
资源日历,识别了每种具体资源可用班次、工作日、假期等,规定了在项目期间确定的团队和实物资源何时可用、能用多久。
事业环境资源因素更新,一般不可更新,只有涉及人力资源的时候可更新,包括:组织内资源的可用性、组织已使用的消耗资源数量。